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4个避免加班、提高工作效率的小方法
祝你前程无忧20192023-08-21

想要让你的职场生活变得高效又轻松,不必整天像个陀螺一样疯狂旋转,那就得掌握几招绝活。

职场中有些时候如果你掌握对的工作方法,学会聪明地做事,会发现不仅工作效率显著改善,工作质量也会大幅提高。

下面4个小方法,可以帮你有效提高工作效率,一定程度上也避免瞎忙、减少加班~

1
制定计划

正所谓千里之行,始于足下。就像小时候的游戏,要有个攻略才能顺利过关,工作也是如此——有了计划才不至于被一些临时的琐事给打乱。

计划的方式有很多种,从月计划到周计划再到日计划,无论哪一种,适合你的就是最好的。

除了按照时间线设定计划,还可以按照优先级来安排工作任务,最著名的就是所谓的四象限法了——这样,你可以清楚地知道哪些任务需要首先完成,哪些可以稍后处理。

当然,你也可以使用适当地使用一些工具来帮助自己推进计划,比如番茄钟、各种任务管理工具等。

2
模块化处理工作

爱因斯坦说的:「聪明就是找到自己的弱点并找到方法加以弥补。」如果你总是被邮件和杂事打扰,那就集中处理,别让邮件成了你的上帝,你才是自己工作的掌控者!

如果随时在线,看到邮件就按捺不住小手手要及时回掉,就很容易将自己的注意力切割,无法集中做好一件事。

不是所有邮件都需要你秒回,如果真的非常紧急,相信TA一定会打电话或者直接找你。

因此可以隔一段时间集中处理和回复邮件,这样不仅效率高,还避免了不断被新进来的邮件打断手头的工作。

对于像邮件这样类似的任务,尽量进行批量处理,可以最大程度地减少切换任务的频率。

3
避免被社交媒体打碎时间

大多数人工作效率的最大敌人其实是微信、微博、抖音等各种社交媒体,时不时地拿起手机刷一刷,不停地被各种通知和热点分散掉可贵的注意力。

想要避免被打断,就需要一些自律和策略:

静音加关闭通知:关闭各种app的通知功能,或者直接静音,甚至干脆把手机屏幕朝下放,这样你不会被不断的提醒干扰。

设定专用时间:把社交媒体的使用时间限定在特定时段,比如午饭时间或工作休息时间。在其他时间,将手机或电脑上的社交媒体app全部关闭。

4
有效管理邮件和文件

管理邮件和文件其实是一门艺术,正所谓细节决定成败,一个文件放错位置,就像一颗星星偏离了轨道,整个银河系都会陷入混乱。

好的邮件和文件管理,可以让工作如鱼得水,不再为找不着东西而手忙脚乱。

你可以试试以下几个小方法:

建立邮件文件夹/标签:建立不同的文件夹或标签,将邮件按照主题或重要性分类,这样可以更轻松地找到需要的邮件。

建立清晰的文件结构:创建一个易于理解的文件夹结构,将文件按项目、日期或类别进行分类。

使用有意义的文件名:给文件起一个能够反映内容的名称,这样可以更快速地找到需要的文件。

云存储和备份:将重要文件存储在云端,以防止文件丢失。这样也可以方便在家、在任何地点都可以处理工作。

归档旧文件:对于不再需要经常访问的文件,可以归档到专门的文件夹中,以减少文件夹的复杂性。

通过使用这些小方法,你可以更好地管理邮件和文件,提高工作效率,减少在寻找信息上的时间浪费,从而更专注地完成任务。

工欲善其事,必先利其器。

有了好工具,还得学会应用和实践~把工具和绝招融会贯通,才能不让工作进入到「忙忙碌碌没完没了」的状态。不妨试试这些小方法,工作效率可以得到很大的提高哦~

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